Ser documentalista digital… o no ser

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En la denominada Sociedad de la Información o se es documentalista digital o no se es. Esta afirmación se debe a que la globalización que ha traído consigo la eclosión de la World Wide Web necesita el uso de las nuevas tecnologías para poder hacer frente al caos informativo; poner un poco de orden para que toda esa información sea útil y así favorecer el desarrollo de las empresas e instituciones.

M. M. GARRIDO

El documentalista, gestor del conocimiento (knowledge manager) o el broker de la información (information broker), como ya se les viene conociendo en Estados Unidos, es una figura clave en una sociedad altamente competitiva como la nuestra, tanto a nivel empresarial como institucional. Un buen uso de la información garantiza a las organizaciones una mejora en la productividad y, por lo tanto, en el escalafón social. También permite recuperar la memoria histórica de una ciudad o país.

Este trabajo puede sonar aburrido, pero, si eres un apasionado de las letras, puede resultar muy satisfactorio, pues se obtienen resultados realmente espectaculares. Se trata de un trabajo muy especializado que tiene que gustar, pues los documentalistas pasan  muchas horas de búsqueda de información, de filtro y análisis de cantidades ingentes de documentos, de escaneo, de audios o visionado de vídeos, para organizar los resultados en bases de datos en los centros de documentación de alguna empresa, organización, administración, televisión, medio de comunicación, etc… Después queda prepararlos para su uso final en forma de libros, anuarios, informes, memorias, estadísticas… que no sólo se podrán encuadernar, sino también colgar en la web o grabarlos en CD, DVD, USB o cualquier soporte de almacenamiento.

Es imprescindible conocer los nuevos sistemas tecnológicos de escaneo, software ofimático, navegación por Internet (principal fuente de búsqueda)… Pero como documentalista digital, además, te vendrá bien poseer algún conocimiento de leyes sobre derechos de autor, para negociar el uso de la información que se acoja a este tipo de licencias. También debes especializarte en búsquedas en la red y te será muy útil saber diseñar páginas web e intranets.

Capacidad de crítica

Todas las grandes empresas privadas o instituciones públicas tienen centros de documentación, bibliotecas o servicios que precisan de un documentalista para organizar la información que generan. Hasta los partidos políticos tienen su propio think tank (laboratorio de ideas o centro de pensamiento) integrado por documentalistas que trabajan en la creación de información económica y política orientada a la sociedad, y que sugieren soluciones o ideas para provocar cambios de rumbo. Ten en cuenta que muchos analistas de prestigio son documentalistas de profesión.

¿Requisito fundamental para realizar este trabajo? capacidad de crítica. Con esto no nos referimos a poner de vuelta y media a alguien, sino a ser capaz de diseñar sistemas para eliminar el ruido (la paja, lo que no sirve para nada) y seleccionar aquéllo que es relevante, que procede de fuentes autorizadas y que, además, es útil para la empresa para la que trabajas.

Después de tener toda la información elaborada, no pienses que se ha acabado todo el trabajo. Ahora queda llevar el control sobre los datos presentados, la frecuencia de uso de los servicios prestados, la satisfacción del cliente y el impacto que tiene la información que proporcionan en la toma de decisiones de la organización. Como puedes ver, ser documentalista es una labor que va mucho más allá de simplemente localizar y recopilar datos. Son los arquitectos del conocimiento.

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Etiquetas: documentalista, documentos, información